Das Nationale E-Government Kompetenzzentrum e. V. hat in einer aktuellen Publikation drei Fallstudien zum Einsatz von Process Mining in der öffentlichen Verwaltung vorgestellt. Die Untersuchung zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele, wie Verwaltungsprozesse mithilfe datenbasierter Analysen transparenter gemacht und gezielt verbessert werden können. Im Mittelpunkt stehen reale Abläufe aus unterschiedlichen Verwaltungsbereichen, die auf Grundlage vorhandener IT-Daten ausgewertet wurden.
Die Fallstudien verdeutlichen, dass Process Mining insbesondere dort Mehrwert schafft, wo Prozesse komplex sind und viele Beteiligte oder Medienbrüche aufweisen. Durch die Auswertung von Protokolldaten aus Fachverfahren lassen sich tatsächliche Prozessverläufe sichtbar machen. Dabei wird häufig deutlich, dass die gelebte Praxis von den formalen Soll Prozessen abweicht. Diese Transparenz ermöglicht es Verwaltungen, Ursachen für Verzögerungen, Schleifen oder unnötige Arbeitsschritte besser zu verstehen.
Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass Process Mining nicht primär als Kontrollinstrument zu verstehen ist, sondern als Analysewerkzeug für Organisation und Führung. In den untersuchten Fällen konnten Verantwortliche fundierte Entscheidungen zur Prozessanpassung treffen, etwa zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten oder zur Vereinfachung von Abläufen. Gleichzeitig wird betont, dass der Nutzen stark davon abhängt, wie gut die Ergebnisse in bestehende Steuerungs- und Verbesserungsprozesse eingebettet werden.
Die Publikation weist zudem darauf hin, dass technische Voraussetzungen allein nicht ausreichen. Erfolgreiche Process-Mining-Projekte erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und Führungsebene. Ebenso wichtig ist ein sensibler Umgang mit Datenschutz und Mitbestimmung, da Prozessdaten Rückschlüsse auf Arbeitsweisen zulassen können. Transparente Kommunikation und klare Zielsetzungen werden daher als wesentliche Erfolgsfaktoren benannt.
Für die öffentliche Verwaltung ergibt sich aus den Fallstudien ein klarer Impuls. Process Mining kann ein wirkungsvolles Instrument sein, um Verwaltungsprozesse faktenbasiert weiterzuentwickeln und Ressourcen gezielter einzusetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Einsatz strategisch geplant wird und als Teil eines kontinuierlichen Organisationslernens verstanden wird.
Die Studie ist hier kostenfrei verfügbar.
